1. Házipénztári pénzkezelés általános szabályai
1.1 Házipénztár
– A házipénztár a MOK Területi Szervezet működéséhez szükséges készpénz (Ft) valamint egyéb értékek forgalmának lebonyolítására szolgáló helyiség.
– A házipénztár körülményeinek, feltételeinek kialakításánál a napi készpénzforgalom nagyságát vettük figyelembe.
– A MOK Területi Szervezet pénztárában őrzött pénzeszközök – Ft – nyilvántartásáról, őrzéséről, tárolásáról köteles gondoskodni a Szabályzatban foglaltaknak megfelelően.
1.2 Készpénz és egyéb értékek kezelése
– A házipénztárban csak a pénzellátás céljából a bankszámlá(k)-ról felvett, továbbá készpénzbevételként bevételezett pénzösszegek és egyéb értékek (csekk, illetékbélyeg stb.) tarthatók.
– A házipénztárban idegen szervezetek, intézmények, alkalmazottak, magánszemélyek pénzét vagy értékét csak a MOK Területi Szervezet vezetőjének külön engedélyével lehet tartani.
Az idegen pénzeket, értékeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani.
1.3 Házipénztári keret
A házipénztár napi készpénzállománya nem haladhatja meg a MOK Területi Szervezet vezetője által engedélyezett 100.000 azaz százezer forint házipénztári keretet.
A megállapított kereten felüli összeget be kell fizetni a MOK Területi Szervezet bankszámlájára.
1.4 Bankszámla
– A MOK alapító okmányában a Területi Szervezet képviselettel felruházott vezetője jelenti be a pénzintézetnél bankszámla nyitási szándékát és kijelöli a bankszámla felett rendelkezésre jogosultakat. A bankszámlaforgalom bonyolítására vonatkozó rend kialakítása és az erre vonatkozó pénzintézeti szerződés megkötése a tevékenység irányítását ellátó MOK Területi Szervezeti Elnök kötelezettsége, felelőssége.
A számlatulajdonos vezetőjének megválasztását, valamint aláírását hitelt érdemlő módon – aláírási címpéldánnyal – kell igazolni a pénzintézet felé.
– A bank a bejelentett aláíró bankszámla feletti rendelkezését mindaddig érvényesnek tekinti, amíg arról a MOK Területi Szervezet képviseletével megbízott Elnöke másképpen nem rendelkezik. A MOK Területi Szervezetnél annak Elnöke, és két Alelnöke és két Titkára (beosztások) rendelkezik aláírási joggal a bankszámlákat illetően. A banki aláíró, elektronikus aláíró kóddal rendelkezik a banki ügyletek kezelése érdekében. (amennyiben elektronikus utalás történik).
– A bankszámláról történő forgalmazás (átutalások) elektronikus úton (vagy a tényleges módon) történik. A MOK Területi Szervezet ügyviteli vezető kötelezettsége és felelőssége a kötelezettségek kiegyenlítésének ütemezése, az átutalások indításáról való rendelkezés. A lebonyolítással kapcsolatos feladatokat az ügyviteli (pénzügyi) ügyintéző látja el az MOK Területi Szervezet az ügyviteli vezető utasítása szerint az elektronikus aláíró kód segítségével. ( vagy a tényleges módon) A megadott átutalások helyességéért az ügyviteli (pénzügyi) ügyintéző tartozik felelősséggel.
– A MOK Területi Szervezet – 11744003-20393526 sz. Pénzforgalmi Bankszámlával rendelkezik az OTP Bank RT-nél.
1.5 Bankkártya
– MOK Területi Szervezetnél bankkártya váltására a Területi Szervezet Elnöke és az ügyviteli vezetője jogosult.
– A bankkártyát a Területi Szervezet Elnöke és az ügyviteli vezetője használja, a MOK Területi Szervezet céljaira:
– bankkártya 250 ezer Ft / nap összegig (tényleges összeg) használható, az ily módon felvett összeggel való elszámolás szabályai megegyeznek a bankszámláról történő készpénzfelvételével.
– bankkártyás teljesítésekor a kifizetést számlával kell igazolni
2. Pénzkezeléssel kapcsolatos feladatok
2.1 Pénztáros
– A MOK Területi Szervezet pénztárosi feladatainak ellátására a MOK Területi Szervezet Elnöke által megbízott személy, pénzügyi ügyintéző jogosult.
– A pénztáros a házipénztár vezetési feladatokat önállóan, teljes anyagi felelősséggel látja el. A pénztáros ezt a tényt a munkakörének betöltésekor írásbeli nyilatkozat formájában veszi tudomásul.
– A pénztáros helyettese: adminisztratív munkakörrel bíró munkatárs.
– A pénztáros feladatai:
= a pénztárban tartott készpénz kezelése, megőrzése
= a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások, elszámolások vezetése, pénztárzárás, a pénztárt érintő események
feladása a főkönyvi könyvelésnek
= pénztári alapbizonylatok és alapdokumentumok kezelése, rendszerezése
= a pénzforgalmi napokon a pénztári záró ellenőrzése, havi pénztárzárlat elvégzése
= a pénzszükséglet biztosítása
= amennyiben a pénzforgalmi napok zárója meghaladja a meghatározott pénztári keretet, a keret feletti összeget befizeti a bankszámlára
– A pénztárzárlat során a pénztáros az alábbi feladatokat végzi el:
= pénztári mozgások (ki– és befizetések) dokumentálása pénztári alapbizonylatokon
= a pénztáros megállapítja:
– a pénztár készpénzállományát címletenként
– a bevételek, kiadások végösszegét
– a pénztári nyilvántartás egyenlegét az előző havi záróegyenleg (nyitó) figyelembevételével.
= a számviteli rendszer által előállított pénztári jelentésben kimutatott egyenleget egyezteti a valóságos
készpénzállománnyal
= egyeztetést és az egyezőséget a pénztáros aláírásával igazolja
= az egyeztetés során mutatkozó eltéréseket megkeresi, rendezi
– A pénztárjelentés egy példánya a pénztári alapbizonylatokkal és alapdokumentumokkal együtt – havonta – kerül lefűzésre.
– Amennyiben a pénztár egyeztetéskor mutatkozó eltérés okát a pénztáros nem tudja megállapítani, az eltérésről jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet aláírásával igazol.
A pénztárban mutatkozó többletet a pénztárba be kell vételezni, míg a hiányként kimutatott összeget be kell fizetnie a pénztárosnak.
– A pénztári teendők befejezésekor a készpénz állomány és a dokumentumok a páncélszekrényben (vagy a tényleges módon) kerülnek elhelyezésre
– Pénztárzárlat (helyettesítés, pénztáros személye változik) vagy átadás (betegség, egyéb ok) esetén a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni. Az átadásról a jelenlévők (átadó, átvevő, MOK Területi Szervezet ügyviteli vezető) jegyzőkönyvet készítenek, aláírásukkal igazolják a jegyzőkönyvben foglaltak helyességét.
– Két vagy több ember ugyanazt a pénztárt még kivételes esetben sem kezelheti egy időpontban közösen.
2.2 Utalványozó(k)
– Az utalványozó az a személy, aki a kiadások kifizetését, bevételek beszedését elrendelheti.
– A MOK Területi Szervezetnél utalványozási joggal a MOK Területi Szervezet Elnöke, ügyviteli vezető rendelkezik.
– Utalványozó nélkül kifizetéseket még ideiglenes jelleggel sem lehet telje-síteni
2.3 Pénztári ellenőr
– A pénztári ellenőri feladatok ellátása megosztottan kerül ellátásra.
A MOK Területi Szervezet ügyviteli vezető havonta 1 alkalommal ellenőrzi a pénztári záró érték és készpénzállomány egyezőségét. Az ellenőrzés tényét, egyezőségét a pénztárjelentésben aláírásával igazolja. Amennyiben a házipénztár kezelésében mulasztást, szabálytalanságot tapasztal, a tapasztaltakat jegyzőkönyvben rögzíti, és intézkedést hoz a szabályos működés érdekében, valamint szükség esetén további vizsgálatot rendel el.
– A pénztári ellenőrzés további feladatait a számviteli feladatokat ellátó személy ( vagy a számviteli szolgáltató társaság látja el)
= a bizonylatok alaki, tartalmi ellenőrzése
= alapbizonylaton végzett számítások ellenőrzése
= pénztárbizonylatok egyezőségének ellenőrzése az alap-bizonylatokkal, tartalmi összehasonlításuk elvégzése
= a pénztári jelentés helyessége, adatainak egyezősége a pénztári és alapbizonylatokkal
= a bankkártya forgalom egyezősége, bizonylatoltsága
A házipénztár elszámolásánál mutatkozó eltérést jelzi a pénzügyi ügyintéző felé javítási céllal.
3. Készpénz szállítása, őrzése
3.1 A készpénzfelvétele és szállítása
– A készpénz felvételével megbízott alkalmazott, pénzügyi ügyintéző felelős az általa átvett készpénzért.
A pénz felvevő személy felelőssége addig tart, amíg a pénz a házipénztárban hiánytalanul bevételezésre nem került.
– A készpénz szállításánál a következő szabályt kell alkalmazni:
= a készpénzt 500 eFt-ig 1 fő ( pénzügyi ügyintéző) taxival vagy számzáras táskában
3.2 A pénztár és bankszámla közötti forgalom
Banki befizetések
– A házipénztári keretét meghaladó készpénz kerül befizetésre a bankba
Banki kifizetések
– Készpénzfelvételek gyakorisága : heti 1 alkalom (a tényleges helyzet meghatározása)
összege (jellemzően) : ……………ezer Ft
rendkívüli esetben: …………….. ezer Ft
3.3 A készpénz őrzése
A házipénztárban lévő készpénz és egyéb értékek őrzésére a Kamara Irodahelyiségben elhelyezett páncélszekrény szolgál.
A páncélszekrény egy kulccsal nyitható. Egy db kulccsal a pénztáros és a MOK Területi Szervezet ügyviteli vezető rendelkezik.
3.4 A házipénztári kulcsőrzési rendje
– A házipénztárnak egy irodahelyiség van kijelölve.
– A szekrény kulcsát MOK Területi Szervezet ügyviteli vezető őrzi.
– A pénztáros betegség vagy bármilyen más okból munkahelyétől távol marad, ezen esetekben a pénztáros helyettese látja el a feladatokat.
– Rendkívüli esetekben, mint pénztári helyiség kulcs elvesztése, eltörése, vagy zár elromlása esetén a MOK Területi Szervezet ügyviteli vezetőjét haladéktalanul értesíteni kell, hogy a szükséges intézkedéseket megtehesse.
– Pénztár átadása – a pénztárosi feladatot ellátó személy jelenlétében történik. Ezentúl a pénztári felelősség az átvevő személyét terheli.
3.5 Tűz és betörés elleni védekezés
A házipénztárban lévő készpénz és az ott őrzött értékek megóvása érdekében a pénztárhelyiségként működtetett iroda ajtaja biztonsági zárral, külső védőráccsal ellátott.. Az épület riasztóval és tűzjelzővel felszerelt. (a tényleges helyzet leírása)
A MOK Területi Szervezet tűz és betörés elleni biztosítással rendelkezik. ( a tényleges helyzet leírása)
4. Házipénztár rendje
4.1 A házipénztár pénzellátása
– A pénztáros gondoskodik arról, hogy várható pénzforgalom kielégítésére mindenkor megfelelő címletű és mennyiségű bankjegy és érme a házipénztárban rendelkezésre álljon, valamint a házipénztárt érintő banki befizetéseket intézi.
– A pénzfelvétel a MOK Területi Szervezet ügyviteli vezetőjével előzetesen egyeztetve, a bank által forgalomba hozott készpénz felvételi nyomtatványon (2 pld-os) illetve bankkártyával ATM-ből történik.
4.2 Eljárás sérült vagy hamispénz észlelése esetén
– A pénztáros csak valódi, forgalomban lévő pénzeket (bankjegy, érmeforintban ) fogadhat el a befizetőtől. Kifizetést is ugyanilyen módon teljesíthet.
– A pénztáros nem fogadhat el sérült, megcsonkított, megrongálódott pénzt. Továbbá nem fogadható el olyan érme sem, amelyről megállapítható, hogy nem természetes kopás miatt, hanem más okok következtében sérült meg.
– Azon esetben, ha a pénztáros hamis, vagy hamisítványnak látszó bankjegyet érmét észlel, azt befizetésként nem fogadhatja el. A hamisnak vélt bankjegyet, érmét vissza kell tartania, s a befizetővel jegyzőkönyvben kell rögzíteni a körülményeket.
A jegyzőkönyvben kell rögzíteni:
– a befizető személyi adatait (név, lakcím, foglalkozás, személyi igazolvány száma)
– a bankjegyek birtokába kerülésének körülményeit, időpontját
– jegyzőkönyvet a befizető aláírásával hitelesíti
Ezentúl a befizető elismervényben rögzíti a hamis vagy annak vélt bankjegyek főbb azonosítóit (címletek, sorszám).
– A hamis pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet, a pénzzel együtt az MNB-nek kell átadni. A vizsgálat eredményéről mindkét felet írásban tájékoztatják.
4.3 Elszámolásra kiadott készpénz nyilvántartása
– Készpénzt elszámolási előlegként az alábbi célokra a MOK Területi Szervezet ügyviteli vezetőjének engedélyével lehet kiadni és nem haladhatja meg a 200 ezer Ft-ot.
– beszerzések
– rendezvények
– Az elszámolásra kiadott pénz felvétele a „Készpénzigénylés elszámolási előleg felvételre” megnevezésű a MOK Területi Szervezet által kialakított belső nyomtatványon történik. A bizonylatból megállapítható a készpénz-felvevő személye, a felvett összeg rendeltetése, az elszámolás véghatárideje, valamint az utalványozó személye.
A pénz elszámolásra csak személyre szólóan adható ki.
– Az elszámolásra felvett összeg maximálisan 30 munkanapra adható ki, de a hónap utolsó munkanapján történő pénztárzárásig el kell számolni a felvett előleggel.
Egy személy ugyanazon célra csak akkor vehet fel előleget, ha az előző előleg összegével már elszámolt.
Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az előleg címén felvett összeg a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget haladéktalanul vissza kell fizetni a pénztárba.
– Az elszámolásra kiadott pénzösszeg kizárólag a pénzfelvételi bizonylaton meghatározott célokra használható fel. A felvett pénzösszeg pénztári el-számolására az alapdokumentumok (számlák) utalványozása (az eredeti rendeltetés megvalósulásának igazolása) után kerülhet sor.
– Az elszámolásra kiadott tételekről a pénztáros nyilvántartást vezet. (A nyilvántartás tartalma: felvétel ideje, felvevő neve, felvétel jogcíme, el-számolásra kiadott összeg, elszámolási határidő, felhasznált összeg, pénz-tárbizonylatok (kiadás, bevételi) száma, esetleges észrevételek.)
– Az elszámolásra felvett összeget csak személyesen lehet felvenni és ily módon lehet elszámolni is.
Ha az előleget felvevő személy az elszámolási határidőig nem számol el a felvett összeggel, a pénztáros tájékoztatja a MOK Területi Szervezet ügyviteli vezetőjét.
5. Pénztári pénzmozgások és bizonylatai
5.1 Pénztári befizetések
– Banki készpénz felvétel, elszámolásra kiadott pénzeszközök visszafizetése, egyéni tagdíj számlák és vevői számlák készpénzes teljesítése,
– Pénztári bevételt jelentő készpénzt a pénztáros csak megfelelő alapbizonylat alapján, szabályszerűen kiállított pénztári bevételi bizonylaton vehet át. A befizetést a befizető a bizonylat aláírásával igazolja.
– A pénztári bevételi bizonylat 2 példányos (első pl. a számviteli bizonylat, második pl. a befizetőt illeti, mint elismervény)
– A bankszámláról készpénzállományt felvenni a pénzintézeti készpénzfelvételi nyomtatványon lehet. A nyomtatvány aláírására a banknál bejelentett a bankszámla felett rendelkező személy jogosult.
5.2 Pénztári kifizetések
– Készpénz befizetés a bankba, elszámolási előleg, , tevékenységvégzéssel összefüggő anyagbeszerzési számlák.
– A pénztáros készpénzt csak megfelelő, szabályszerűen kiállított és az utalványozási joggal felruházott személy rendelkezése alapján kiadási pénztár bizonylaton fizethet ki.
– A pénztáros kifizetést az utalványozó rendelkezése nélkül nem eszközölhet.
– A pénztáros kifizetést megelőzően meggyőződik, hogy a pénzt felvevő jogosult-e a felvételre. Amennyiben a pénz felvételére jogosult személy nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében veheti fel az összeget. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz csatolni kell.
A pénz átvevőjének személyazonosságát személyi igazolvánnyal kell igazolnia. pénz átvételét az átvevő a kiadási bizonylat aláírásával ismeri el. A pénztárbizonylaton fel kell tüntetni az átvevő személyigazolvány számát – nem MOK Területi Szervezetnél dolgozók és újonnan belépett alkalmazottak esetén – és a csatolt mellékletek darabszámát.
5. 3 Munkabérfizetés
– A nettó munkabér kifizetése a munkavállalók megbízása alapján és az általuk megadott bankszámla számra, átutalással történik.
– A munkabér kifizetést a bankkivonattal egyezteti a pénztáros, esetleges téves utalás esetén intézkedik annak rendezéséről.
6. Pénztári nyilvántartás, egyéb nyilvántartások
– A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést felmerülésük sorrendjében nyilvántartásba (pénztárjelentésbe) rögzíteni kell.
– A pénztár és bankforgalom folyamatos rögzítése a főkönyvi könyvelésben a számvitel feladata. A pénzforgalom és a főkönyv egyezősége, számszaki helyessége a számvitel felelőssége. Folyamatos kapcsolattartás a számvitel és a pénzügyi terület munkatársai között, biztosítja a gazdasági események helyes megjelenését a főkönyvi könyvelésben.
Nyíregyháza, 2012. október 8.
…………………………………………….
Dr. Losonczy János
MOK Területi Szervezet
Elnök
Jelen szabályzatot a Területi Szervezet Küldöttgyűlése 2012. október 25. napján jóváhagyta.